Privacy e cookie

Privacy, Cookie & Data Retention Policy

www.krmc.it · Versione 1.0 · Aggiornata al 9 ottobre 2026

Ambito della policy

Questa informativa copre il sito KRMC, la form di iscrizione/contatto, l’eventuale area riservata, la gestione delle iscrizioni agli eventi e la funzione di caricamento e consultazione delle fotografie degli eventi. Include anche le regole generali sui cookie e sui tempi di conservazione dei dati.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è K-ROMA MOTO CLUB A.S.D. (KRMC), con sede in Via Demetriade, 37 - 00178 Roma, Codice Fiscale 96630120580.

Contatti per questioni privacy: mc@k-roma.it. Sito web: www.krmc.it.

2. Riferimenti normativi

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018, dell’art. 122 del Codice Privacy in materia di cookie e strumenti di tracciamento, nonché delle Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali applicabili.

3. Quali dati possiamo trattare

• Dati di navigazione e sicurezza: indirizzo IP, data e ora di accesso, pagine richieste, browser, dispositivo, log tecnici e informazioni necessarie a prevenire abusi o attacchi informatici.
• Dati forniti attraverso la form di iscrizione o contatto: nome, cognome, recapiti, dati necessari alla richiesta di adesione al Club e ogni informazione volontariamente inserita dall’utente.
• Dati relativi al rapporto associativo: informazioni necessarie alla gestione dell’iscrizione, dei rinnovi, delle comunicazioni istituzionali e degli adempimenti amministrativi o sportivi.
• Dati relativi agli eventi: iscrizione, partecipazione, comunicazioni organizzative e, quando necessario, dati connessi a pagamenti o adempimenti amministrativi.
• Dati di account e autenticazione, se previsti dalla piattaforma: identificativo utente, credenziali cifrate, ruoli e preferenze.
• Fotografie e video: immagini caricate dagli utenti o realizzate durante eventi e attività KRMC, incluse eventuali informazioni tecniche associate ai file.
• Cookie e tecnologie analoghe, secondo quanto indicato nella sezione Cookie Policy.

Dati dei soci nell’area riservata

Per i soci tesserati, l’area riservata del sito tratta inoltre:

• dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, indirizzo e-mail, telefono e indirizzo;
• dati del tesseramento: codice socio, stato e scadenza dell’iscrizione, anno di adesione, numero, stato e scadenza della tessera FMI, stato dei documenti richiesti per il tesseramento;
• contatto di emergenza: nome e recapito della persona da avvisare in caso di necessità durante uscite ed eventi, indicati volontariamente dal socio, che si impegna a informare la persona interessata;
• dati della moto: modello, targa e scadenza dell’assicurazione, utilizzati per l’organizzazione delle uscite;
• iscrizioni agli eventi, con le eventuali note inserite dal socio o dallo staff;
• commenti e apprezzamenti (“mi piace”) pubblicati nelle gallerie, associati al nome dell’autore;
• note interne dello staff relative al rapporto associativo;
• conferme di presa visione del Regolamento e della presente informativa, registrate con data, versione dei documenti, indirizzo IP e browser utilizzato.

Dati particolari e minori

Il sito non è destinato alla raccolta indiscriminata di dati appartenenti a categorie particolari (ad esempio dati sanitari) e tali informazioni non devono essere inserite nelle form o nelle gallerie se non quando strettamente necessarie e richieste da KRMC con specifica informativa. Non devono essere caricate immagini di minori senza l’autorizzazione di chi esercita la responsabilità genitoriale.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

• Funzionamento tecnico, sicurezza del sito e prevenzione di abusi — Legittimo interesse del Titolare - art. 6(1)(f) GDPR.
• Risposta a richieste inviate tramite form o e-mail — Esecuzione di misure richieste dall’interessato - art. 6(1)(b) GDPR.
• Gestione della richiesta di iscrizione e del rapporto associativo — Esecuzione del rapporto associativo e misure precontrattuali - art. 6(1)(b) GDPR; eventuali obblighi di legge - art. 6(1)(c).
• Gestione di eventi, uscite, corsi e attività del Club — Esecuzione del rapporto con il partecipante e attività associative - art. 6(1)(b) GDPR; ove applicabile, legittimo interesse.
• Gestione dell’area riservata e delle gallerie fotografiche — Esecuzione del servizio richiesto dall’utente e gestione del rapporto associativo - art. 6(1)(b) GDPR.
• Moderazione dei contenuti, tutela della sicurezza e dei diritti di KRMC e degli utenti — Legittimo interesse - art. 6(1)(f) GDPR.
• Pubblicazione di fotografie e video a fini di documentazione e comunicazione delle attività — Consenso quando richiesto dalla legge; negli altri casi, legittimo interesse o altra base giuridica adeguata, valutata in relazione al tipo di immagine, al contesto e alla finalità.
• Comunicazioni promozionali o newsletter non strettamente connesse al rapporto associativo — Consenso - art. 6(1)(a) GDPR, se il servizio viene attivato.

5. Form di iscrizione e contatto

I campi contrassegnati come obbligatori sono necessari per gestire la richiesta dell’utente. Il mancato conferimento può rendere impossibile completare la procedura o fornire il servizio richiesto.

La presa visione dell’informativa privacy non equivale a un consenso generalizzato al trattamento: i dati necessari alla gestione della richiesta o del rapporto associativo sono trattati sulla base giuridica applicabile. Eventuali consensi facoltativi, ad esempio per newsletter o comunicazioni promozionali, devono essere raccolti separatamente e possono essere revocati in qualsiasi momento.

6. Fotografie, video e gallerie degli eventi

KRMC mette a disposizione una funzione per caricare e consultare fotografie relative agli eventi e alle attività del Club. Le immagini possono costituire dati personali quando rendono identificabili persone fisiche.

• Chi carica un contenuto deve essere autorizzato a farlo e deve rispettare i diritti delle persone ritratte, inclusi i diritti all’immagine, alla riservatezza e alla protezione dei dati personali.
• Non devono essere caricati contenuti illeciti, offensivi, lesivi della dignità altrui o fotografie di minori prive delle necessarie autorizzazioni.
• KRMC può moderare, oscurare o rimuovere contenuti che violino queste regole o che siano oggetto di una richiesta fondata da parte dell’interessato.
• Le immagini ufficiali realizzate durante gli eventi possono essere utilizzate per documentare e comunicare le attività del Club. Quando la normativa lo richiede, KRMC acquisirà un consenso specifico, in particolare per primi piani o utilizzi promozionali dedicati.
• KRMC non utilizza le immagini per riconoscimento facciale, profilazione biometrica o altre forme di analisi automatizzata dell’identità.

Per richiedere la rimozione di una fotografia o di un video, l’interessato può scrivere a mc@k-roma.it indicando, se possibile, l’evento e il contenuto interessato. La richiesta sarà valutata nel rispetto dei diritti dell’interessato e delle eventuali ragioni legittime di conservazione.

7. Destinatari e soggetti che possono accedere ai dati

I dati possono essere trattati da persone autorizzate da KRMC e, quando necessario, da fornitori che prestano servizi tecnici o amministrativi al Club. Possono rientrare tra tali soggetti:

• fornitore di hosting e infrastruttura del sito;
• sviluppatori e amministratori tecnici della piattaforma, nei limiti necessari alla manutenzione e alla sicurezza;
• fornitori di posta elettronica, backup o servizi cloud;
• consulenti amministrativi, fiscali o legali;
• Federazione Motociclistica Italiana, enti sportivi o altri soggetti quando la comunicazione sia necessaria per tesseramenti, affiliazioni o attività istituzionali;
• autorità pubbliche o forze dell’ordine nei casi previsti dalla legge.

Fornitori dei servizi del sito

Il sito si appoggia ai seguenti fornitori, che trattano i dati per conto di KRMC e solo per il servizio indicato:

• Hetzner Online GmbH (Germania) — server, database e archivio delle fotografie, ospitati in data center nell’Unione europea.
• Resend, Inc. (Stati Uniti) — invio delle e-mail di servizio, come il collegamento per accedere all’area riservata: tratta l’indirizzo e-mail del destinatario e il contenuto del messaggio.
• CARTO — fondo cartografico delle mappe degli eventi: quando una mappa viene visualizzata, il browser richiede le immagini direttamente a CARTO, che riceve l’indirizzo IP e i dati tecnici del browser.
• Google (YouTube) — anteprime e riproduzione dei video nelle gallerie: le anteprime sono caricate dai server di YouTube, che ricevono l’indirizzo IP e i dati tecnici del browser; i video sono incorporati in modalità a privacy avanzata (youtube-nocookie.com), che limita i cookie finché il video non viene avviato.

KRMC non vende i dati personali degli utenti a terzi.

8. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Qualora uno dei fornitori tecnologici utilizzati da KRMC comporti un trasferimento di dati personali verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo, il trasferimento sarà effettuato nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altro strumento previsto dalla normativa applicabile.

Tra i fornitori indicati al punto 7, Resend ha sede negli Stati Uniti, mentre Google e CARTO possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In questi casi il trasferimento si basa sull’adesione del fornitore all’EU-U.S. Data Privacy Framework o sulle Clausole Contrattuali Standard.

9. Data Retention - tempi di conservazione

KRMC conserva i dati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e applica periodi di revisione e cancellazione coerenti con il principio di limitazione della conservazione.

• Log tecnici e di sicurezza — Fino a 6 mesi, salvo necessità di accertamento di incidenti o obblighi di legge.
• Richieste tramite form o e-mail — Fino a 12 mesi dalla chiusura della richiesta, salvo necessità successive.
• Richieste di adesione non perfezionate — Fino a 12 mesi.
• Dati dei soci — Per la durata del rapporto associativo e successivamente per il periodo necessario alla gestione di obblighi legali, amministrativi e alla tutela dei diritti del Club.
• Documenti amministrativi, contabili e fiscali — Per i termini previsti dalla normativa applicabile; normalmente fino a 10 anni quando richiesto.
• Dati di partecipazione agli eventi — Fino a 24 mesi dalla conclusione dell’evento, salvo dati soggetti a termini legali o fiscali più lunghi.
• Account e credenziali — Per la durata dell’account e fino a 12 mesi dalla sua chiusura; le password sono conservate in forma non leggibile mediante sistemi di hashing adeguati.
• Fotografie caricate dagli utenti — Fino alla cancellazione da parte dell’utente o alla rimozione della galleria; in caso di chiusura dell’account, cancellazione o anonimizzazione entro 24 mesi salvo necessità documentate.
• Gallerie fotografiche ufficiali degli eventi — Normalmente fino a 5 anni online; successivamente le immagini sono riesaminate e possono essere eliminate o conservate in un archivio storico limitato quando permane una finalità lecita e proporzionata.
• Backup di sicurezza — Normalmente fino a 90 giorni, salvo differenti cicli tecnici documentati.
• Evidenze delle preferenze cookie/consensi — Per il tempo necessario a documentare le scelte dell’utente e gestire la revoca, normalmente non oltre 24 mesi salvo esigenze di prova o obblighi di legge.

Alla scadenza del periodo applicabile, i dati vengono cancellati, anonimizzati o conservati esclusivamente quando esiste una base giuridica per l’ulteriore trattamento. I periodi possono essere sospesi o estesi in caso di contenzioso, richiesta dell’autorità o necessità di tutelare un diritto.

Ogni richiesta di cancellazione dei propri dati può essere inviata in qualsiasi momento a mc@k-roma.it: KRMC vi darà seguito, salvo i dati che è tenuto a conservare per obblighi di legge o per la tutela dei propri diritti.

10. Sicurezza dei dati

KRMC adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui controllo degli accessi, aggiornamento della piattaforma, protezione delle credenziali, backup, log di sicurezza e limitazione degli accessi amministrativi. Gli accessi tecnici sono consentiti solo ai soggetti che ne abbiano necessità per le attività affidate.

11. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dagli artt. 15-22 GDPR, l’interessato può chiedere a KRMC:

• l’accesso ai propri dati personali;
• la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione dei dati quando ne ricorrono i presupposti;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati, ove applicabile;
• di opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse;
• di revocare un consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a mc@k-roma.it. L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

12. Minori

Le funzioni online del sito non sono destinate alla raccolta autonoma di dati personali da parte di minori. Per attività o eventi che coinvolgano minorenni, KRMC applica le regole previste dalla normativa e, quando necessario, richiede l’intervento o l’autorizzazione di chi esercita la responsabilità genitoriale. È vietato agli utenti caricare nelle gallerie immagini di minori senza le necessarie autorizzazioni.

Cookie Policy

13. Cosa sono i cookie

I cookie sono piccoli file di testo che un sito può memorizzare sul dispositivo dell’utente. Tecnologie analoghe possono essere utilizzate per mantenere una sessione, ricordare preferenze, proteggere il sito, misurare l’utilizzo o integrare servizi di terzi.

14. Tipologie di cookie e strumenti utilizzabili

Cookie tecnici e di sessione

• Finalità: Necessari al funzionamento del sito, alla navigazione, all’autenticazione, alla sicurezza, alla protezione CSRF e al salvataggio delle preferenze strettamente necessarie.
• Consenso: Non richiesto
• Durata: Sessione o durata strettamente necessaria.

Cookie di preferenza

• Finalità: Memorizzano impostazioni scelte dall’utente che non comportano profilazione.
• Consenso: Di norma non richiesto se strettamente funzionali; altrimenti secondo normativa.
• Durata: Variabile in base alla preferenza, normalmente entro 12 mesi.

Cookie analytics

• Finalità: Consentono di misurare l’utilizzo del sito. Se configurati in modo da non rientrare tra gli strumenti tecnici, vengono attivati solo previo consenso.
• Consenso: Sì, quando non assimilabili ai tecnici
• Durata: Secondo il servizio utilizzato e quanto indicato nel pannello preferenze.

Cookie di terze parti / contenuti incorporati

• Finalità: Possono essere generati da mappe, video, social network o altri servizi esterni. Quando comportano tracciamento non necessario, sono bloccati fino al consenso.
• Consenso: Sì, quando richiesto
• Durata: Secondo il fornitore e quanto indicato nel pannello preferenze.

Cookie di marketing o profilazione

• Finalità: Eventuali strumenti destinati a creare profili o personalizzare comunicazioni pubblicitarie.
• Consenso: Sempre previo consenso
• Durata: Secondo il servizio utilizzato; il consenso può essere revocato in ogni momento.

La configurazione effettiva dei cookie dipende dai servizi tecnici concretamente attivati sul sito. Se vengono introdotti nuovi strumenti analytics, social, video, mappe o servizi di marketing, la presente informativa e il pannello delle preferenze devono essere aggiornati prima della loro attivazione.

15. Gestione del consenso ai cookie

Al primo accesso, se il sito utilizza strumenti non strettamente necessari, l’utente deve poter:

• proseguire con i soli cookie tecnici;
• rifiutare i cookie non necessari con un comando facilmente accessibile;
• accettare le categorie facoltative;
• personalizzare le proprie preferenze per categoria;
• modificare o revocare successivamente le scelte attraverso un collegamento permanente nel footer, ad esempio “Gestisci preferenze cookie”.

Per impostazione predefinita, nessun cookie o strumento di tracciamento non tecnico deve essere attivato prima che l’utente abbia espresso il proprio consenso, quando tale consenso è richiesto.

16. Cookie e servizi di terze parti

Qualora siano integrati contenuti o servizi di terze parti (ad esempio mappe, video, social network o sistemi di analytics), tali soggetti possono trattare dati personali secondo le rispettive informative. KRMC configura tali servizi in modo da limitarne il caricamento prima del consenso quando la normativa lo richiede.

17. Come controllare i cookie dal browser

L’utente può inoltre cancellare o bloccare i cookie attraverso le impostazioni del proprio browser. Il blocco dei cookie tecnici può tuttavia compromettere alcune funzioni del sito, come l’accesso all’area riservata o il mantenimento della sessione.

18. Modifiche alla policy

KRMC può aggiornare questa Privacy, Cookie & Data Retention Policy in caso di modifiche normative, tecniche o organizzative, oppure quando vengono introdotte nuove funzioni del sito. La versione aggiornata viene pubblicata su www.krmc.it con indicazione della data di revisione.